Программы развития для студентов и выпускников

Move the needle — инструментарий

Алексей Максименко, Управляющий партнёр KMS Group  Алексей Максименко 2 марта 2020 г.
 

В прошлый раз мы с вами говорили о том, что заключает в себе концепция «Move the needle». Сегодня давайте посмотрим, как применить на практике эту идею и какие инструменты есть в нашем распоряжении.

Move the needle

Time blocking and Time Batching

В своей практике я руководствуюсь принципом: чтобы задача была сделана, в первую очередь выдели на неё конкретное время. Поэтому для меня самый важный (и самый простой) инструмент MTN — блокирование времени (более подробно об этом приёме мы говорили в блоге «Продуктивность из коробки: календарь»). Дела, которые сдвигают иглу, например написание этого блога или отчёта клиенту, я стараюсь ставить на период до обеда пока моя продуктивность максимальна.

Обычно, утром человек гораздо активнее, но у каждого есть свои особенности, поэтому ваш прайм-тайм может отличаться. Если у вас не получается сдвигать иглу изо дня в день, то попробуйте передвинуть задачи из списка MTN на другой отрезок дня. Совсем недавно у меня никак не шла работа по одному проекту, который я считал важным. Размышляя, почему так происходит, я обратил внимание, что выделяю для него время в третьем слоте в расписании на день. Просто переставив этот проект в первый слот, я за неделю сделал больше, чем за предыдущий месяц.

Наибольшее удовлетворение от проделанной работы получаешь, когда сделаешь что-то, что заставляет тебя переступать через себя, напрягать всю свою волю. По терминологии Брайна Трейси, нужно первым делом с самого утра «съесть лягушку»: сделать важное дело, которое вызывает отвращение, блок для движения иглы и прокрастинацию. Чтобы не произошло дальше в этот день, ничто уже не сможет его испортить.

Некоторые задачи слишком малы, чтобы блокировать для них календарь отдельно. Поэтому я стараюсь объединить их по смысловым группам: мелкие дела на 3 минуты, ответы на имейлы, бумажная работа и так далее. Time-batching экономит время, так как мы уменьшаем затраты на подготовку и завершение процедур, а также на переключение внимания.

Другим плюсом time-batching является то, что, отделив мелкие и не приоритетные задачи, легче сформировать продолжительные периоды времени для важного. Садясь писать блог, я закрываю почту и сообщения на компьютере, а закончив сфокусированную работу, отвечаю одним махом на всё, что нужно.

Капитанский журнал

Move the needle — это анализ приоритетов и эффективное инвестирование времени. Я использую два простых инструмента — журналирование и контроль временных затрат для того, чтобы понимать, как методика работает и что нужно изменить. С точки зрения метода «Учёт. Управление. Инвестиция.» капитанский журнал с ежедневными отчётами помогает организовать первую стадию — учёт.

Запись своих идей в дневник позволяет более чётко сформулировать их. Когда вы пишете, вы дополнительно осмысливаете и перевариваете то, что вас волнует. Фиксирование идей на бумаге сохраняет их для будущего использования. К сожалению, держать всё в голове просто невозможно. Я стараюсь регулярно просматривать прошлые записи, чтобы сделать какие-то выводы и более тонко настроить систему. 10-15 минут для анализа каждый день дают мне возможность более чётко представить картину происходящего и уловить детали, ускользающие от внимания во время рабочего процесса.

Уже много лет я веду полный учёт времени, это уже вошло в привычку, поэтому мне было легко адаптировать свою систему для фиксации времени на дела, которые двигают иглу. Программа, которую я использую, позволяет добавлять теги к записям, а потом создавать отчёты по ним. Таким образом, можно за секунду увидеть сколько времени за период было уделено задачам с тегом MTN. Учёт времени эффективен сам по себе для решения многих проблем продуктивности, но он требует некоторой дисциплины и мотивации, поэтому большинство людей его не использует. Но фиксировать результаты по самым важным проектам может каждый. Если у вас нет программы для time tracking, используйте обычную табличку в MS Excel или Numbers. Электронная запись данных позволяет в будущем легко анализировать их, поэтому я не советую вести учёт в журнале.

Наглядное и быстрое представление о происходящем вы можете получить, если создадите страничку, на которой будете каждый день выставлять оценку, насколько сильно вы сдвинули иглу сегодня. Более информативно, чем цифры, выглядят пиктограммы (звёздочки, кружочки, отрезки и так далее). Я использую систему оценки состоящую из трёх значений ✅ цель достигнута, ❌ цель не достигнута, ⏸ свободный день. Многие люди предпочитают более тонкие градации — выбор за вами. Я начинаю процесс заполнения капитанского журнала вопросом: «Как хорошо я справился сегодня?», и ставлю соответствующую оценке эмоджи.

Ритм

Исследования (пример) показывают, что счастливые люди, работают эффективнее. Более того, несчастные сотрудники стоят своим работодателям дороже, поскольку притягивают к себе всяческие неприятности, чаще отсутствуют на работе и совершают больше ошибок. Усталость, эмоциональное выгорание, стрессы делают нас несчастными. Достаточно легко сдвинуть иглу в один день, но если это требует от вас напряжения всех сил, то на завтра вы не сможете повторить этот результат. Отдых и рабочий ритм — важные инструменты управления продуктивностью.

Я считаю, что небольшие улучшения и шаги вперёд каждый день лучше, чем большие прорывы раз в неделю. Например, раньше я выделял конец рабочего дня пятницы на просмотр всех дел (Еженедельный обзор, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, David Allen). Это занимало часа два и сильно выматывало, так что последним проектам доставалось совсем мало ментальной энергии. Теперь я просматриваю 2-3 проекта каждый день, таким образом повысилось качество, а сама задача стала проще и приятнее.

Иногда, некоторые проекты стоит поставить на паузу или пропустить несколько дней (поэтому в моей системе оценки есть ⏸ свободный день), чтобы мозг мог отдохнуть и переварить информацию. Если я чувствую, что не сделаю хорошую работу сегодня, то лучше использую это время для других задач, требующих меньшего напряжения. На мой взгляд, если это не переходит в прокрастинацию, то такой подход вполне допустим и делает вас счастливее.

Конечно, иногда нам нужно делать спринты и сильнее вкладываться в работу, но подобные периоды должны быть исключениями, а не правилами. Постоянная гонка в таком ритме ведёт к эмоциональному выгоранию и снижению продуктивности в долгосрочном аспекте. Я верю, что если вы будете работать с удобной вам скоростью и только иногда делать спринты, чередуя их с отдыхом, то добьётесь большего в итоге.

Каждому стоит реалистично оценивать свои силы и путь, который предстоит пройти. В большинстве ситуаций вас не ждёт мгновенный результат, а нужно будет преодолеть длинную дистанцию. Сначала требуется создать базу, на основе которой можно будет творить и получать призы.

99% времени занимает путь, а только 1% или меньше — празднование победы. Чтобы получить полное удовлетворение, нужно получать удовольствие от всего пути, а не только в конце. Поэтому желаю вам каждый день сдвигать вашу иглу с радостью.

 
 
Move the needle — придайте ускорение своей карьереСтратегии выхода с платформ 
 
 

Категории:  Навыки карьериста  Учет Управление Инвестиция  Фокус 


Мнения


К сообщению

Заполните, если хотите получить личный ответ по почте. На сайте не показывается


© KMS HRT, 2002—2021mail@eGraduate.ru
 

   
О проекте
Компания KMS HRT
Размещение информации и реклама
Координаты
Подписки
Новости оперативно
Все новости
Еженедельный дайджест
Наши группы
 
 
 

При копировании материала сайта указывайте активную гиперссылку на статью