Блог о карьере

Продуктивность из коробки контакты

Алексей Максименко, Управляющий партнёр KMS Group  Алексей Максименко 12 мая 2020 г.
 

В четвёртой части серии «Продуктивность из коробки» мы с вами будем говорить про программу «Контакты». Её используют абсолютно все, но при этом она же создаёт самые большие проблемы пользователю при неумелом обращении. (Все статьи серии ищите по тегу Продуктивность из коробки.)

Контакты

Про адресную книгу люди вспоминают, когда меняют телефон или компьютер, потому что именно в этот момент проявляются все ошибки настройки системы и начинается муторная борьба. Проверьте себя: если на перенос контактов на новое устройство вам нужно больше минуты, то ваша программа настроена неправильно. С другой стороны, это только технический аспект, а мы в нашей серии больше говорим про использование смартфонов для повышения продуктивности работы. С этой точки зрения приложение «Контакты» рассматривается очень редко, но я вижу здесь несколько важных кейсов, которыми хочу поделиться с вами.

Настройка «Контактов» на устройстве

«Из коробки» телефонный справочник эффективно работает только в паре с облачным сервисом, который позволяет синхронизировать данные со старым устройством, компьютером или планшетом. Apple, Google, Mail.ru, Microsoft, Yandex и многие другие предлагают вам хранить контакты у них. Удобно иметь один синхронизируемый набор и в почтовой программе, и в мессенджерах, и в телефоне. Современные смартфоны позволяют взаимодействовать практически с любым провайдером данных, поэтому вы можете настроить систему так, как удобно вам. Нужно выполнить только два действия:

  1. Добавить соответствующий аккаунт в свой телефон и включить синхронизацию контактов. Если провайдера нет в списке служб, которые поддерживает ваш смартфон, то загляните в справочный раздел адресной книги, скорее всего, там будет подробная и простая инструкция. Вот пример, как добавить контакты Яндекса на iPhone.
  2. Включите в настройках телефона использование добавленного вами аккаунта по умолчанию. Если этого не сделать, то устройство будет сохранять новые карточки локально или в свою службу синхронизации.

Если у вас на работе Windows компьютер, дома Android планшет, а в руках iPhone, то вы проще простого можете устроить себе ад в адресной книге или иметь три разных справочника, что тоже не удобно, а можете также легко всё содержать в полном порядке и согласии. Моё личное правило: только один сервис для синхронизации, установленный на всех устройствах основным.

У вас могут быть веские причины, почему вам нужны рабочие контакты на телефоне, но при этом вы не захотите открывать доступ работодателю к своим личным связям. В этом случае вам придётся подключить две службы синхронизации, и выбрать одну из них адресатом «по умолчанию» для записи новых карточек (для предотвращения раскрытия персональных данных лучше использовать личную базу). Потом вам нужно будет внимательно следить, куда вы сохраняете записи и появились ли они на сервере компании. К сожалению, в такой системе ошибок синхронизации не избежать.

Если у вас на работе используется сложная корпоративная CRM-система или ИТ-отдел предъявляет повышенные требования к безопастности синхронизации (например, требует наличия специального профиля или подключения VPN), то стоит хорошо подумать, действительно ли вам нужны абсолютно все рабочие контакты или достаточно скопировать несколько. Установка сертификата на устройство даёт неограниченные возможности работодателю. Например, можно отследить, работаете ли вы сейчас дома на удалёнке или гуляете в парке.

Начните с себя

Первым шагом при работе с контактами создайте свою собственную карточку (в Android это называется «Настроить профиль»). Вторым шагом создайте ещё одну свою карточку. Для того чтобы различать их я использую разные языки, но можно приписать что-то к фамилии. Почему вам нужно две записи? Одна будет выступать вашей визитной карточкой, которой вы можете поделиться с новым другом. А вторая будет содержать конфиденциальную информацию (нужную для функционала телефона), её не стоит посылать клиентам и первым встречным. Кстати, если вы ведёте двойную жизнь, то вам может быть удобным иметь ещё больше визиток.

В каждую запись добавьте только ту информацию, которую нужно иметь вашим контрагентам. Например, в бизнес-карточке должен быть ваш рабочий адрес, а в контактной информации для личных связей стоит оставить домашний или никакого. Подумайте над деталями. Например, если ваш дом сложно найти, можно сразу в визитку добавить инструкцию, а также этаж и код домофона.

Особое внимание уделите фотографии. Если вы создаёте карточку для деловых контактов, то подберите соответствующий портрет. Можно оставить только лицо и плечи, удалив все лишнее детали. Кстати, проверьте, какую фотографию или изображение используют мессенджеры на вашем смартфоне: не всё, что было клёво в вузе, высоко оценят ваши клиенты.

Вернёмся к первой карточке. Она используется вашим устройством и голосовым помощником, чтобы помогать вам в повседневных делах. Например, вам нужно заполнить регистрационную форму в интернете, если все данные есть в вашей карточке, то смартфон сделает это за вас. Или вы хотите позвонить родителям. Можно просто сказать: «Привет Siri, позвони маме». В первый раз электронный ассистент попросит выбрать карточку вашей матери и свяжет два контакта вместе.

Наличие карточки-справочника делает многие микрооперации на телефоне проще и быстрее, но для этого необходимо внести и поддерживать актуальной достаточно конфиденциальную информацию, поэтому это должна быть отдельная запись, которой вы не будете ни с кем делиться.

Ваша личная CRM-система

С точки зрения продуктивности основной секрет программы «Контакты» кроется в активном использовании полей за пределами списка Имя-Телефон-Имейл. Сейчас, когда вы создаёте новую запись, вам всё понятно и очевидно, а ещё немного лень писать много букв. Через месяц или годы вы не вспомните, что за Маша или Петя без фамилии и каких-либо пометок болтаются в вашей адресной книге, или по какому из 10 телефонов звонить нужному человеку. Сделайте одолжение будущему себе — заполняйте контактные данные по максимуму.

Изначально программа показывает вам не все поля, плюс вы можете создавать свои. Например, на iOS скрыто поле «Отчество», но если спуститься в самый низ и нажать на «Добавить поле», то вы найдёте там нужное место для записи данных. Здесь же спрятались «Должность» и «Отдел», а также очень полезное поле «Псевдоним», у которого может быть, как минимум, три вида использования: кличка человека, упрощённые данные для Siri (Босс вместо Иванов И.И.), напоминание себе о том, кто это (девушка в красном из Старбакса).

Когда я получаю традиционную визитную карточку, то сразу перевожу её в электронный вид. Можно быстро отсканировать визитку, например, в Evernote, а затем сохранить распознанные данные в адресную книгу. Обратите внимание, что корпоративные номера часто содержат добавочный номер, который можно набрать автоматически, если добавить один или несколько знаков паузы «,» перед ним (8 495 123-4567,,97).

Для телефонов, дат, имейлов очень удобно менять этикетки полей, а не использовать только «мобильный-рабочий-домашний». Например, если у человека два телефона, но он просит звонить только по одному из них, то так и надпишите этот номер — «Основной». Другие варианты: прямой, секретарь, телефон жены, не используется, дача и так далее. Аналогично для дат вы можете дать название любому событию вместо стандартной «Годовщины».

Я люблю, чтобы телефон показывал мне фото звонящего, поэтому всегда добавляю изображение к контактам. Если у меня нет фотографии, то чаще всего выручают социальные сети, где можно взять не только картинку, но и другие недостающие данные.

Самое интересное поле в карточке контактов — «Заметки». С его помощью можно превратить запись в адресной книге в журнал общения с человеком, отмечая важные данные, события, договорённости и свои наблюдения. Если ваша работа связана с продажами, проектами, фрилансом и так далее, то такой лог может стать неоценимым помощником в вашей деятельности. С одной стороны, люди ценят, когда вы запоминаете личную информацию о них. С другой стороны, сложно удерживать все эти данные в голове, даже когда у тебя только десятки контрагентов, поэтому обязательно нужно фиксировать где-то эту информацию. Записывать журнал в карточку удобно тем, что можно освежить данные в памяти непосредственно перед звонком, не тратя дополнительного времени. Плюс ваша база данных всегда с вами.

Когда попробуете вести журнал контактов, обратите внимание на то, что стоит датировать каждую запись. Это поможет вам видеть ситуацию в развитии. Вообще, датировать всё и вся — прекрасная привычка продуктивиста.

Контроль над телефоном

Оповещения и напоминания беспрерывным потоком льются на нас весь день. Интересно, что приложение «Контакты» может помочь нам взять жизнь под контроль хотя бы на время.

Когда вы хотите сконцентрировано поработать над чем-то, провести встречу или отдохнуть, включите на телефоне режим «Не беспокоить». Но, чтобы не попасть впросак с боссом или клиентом, добавьте их в специальную группу контактов (по умолчанию это — «Избранные»), а в настройках разрешите звонки от членов этой группы.

Многие полностью отключают оповещения от почтовых программ и мессенджеров, иначе телефон не перестаёт трезвонить. В чатах мы можем отключить нотификацию на уровне беседы, а в имейлах наоборот нам нужно включить её для отдельных веток писем. Здесь нам на выручку опять приходят приложение «Контакты». Того же босса можно внести в список VIP, тогда вы будете получать уведомления о его письмах, даже если полностью отключите уведомления для почтовой программы.

Кстати, ещё в почтовой программе удобно использовать группы для быстрой и, главное, безошибочной сборки списка рассылки. Один раз создайте группу (например, «Отдел») и внесите в неё всех участников, затем выбирайте этот список в качестве получателя в имейле каждый раз, когда нужно отправить сообщение всему отделу.

В заключение хочу обратить ваше внимание на относительно новую проблему, связанную с телефонными справочниками. Раньше адресные книги интересовали только хакеров, чтобы разослать вирус от нашего имени нашим друзьям. Теперь каждое второе приложение запрашивает доступ к контактам. Да, в онлайн-банке удобно выбирать номера из справочника, чтобы делать переводы, но мы даём полный доступ ко всем записям, и как ещё они будут использованы, никто не знает. Здоровая паранойя здесь не помешает, открывайте доступ к вашему списку контактов только, если совсем без этого никуда.

 
 
Модель компетенций для личного примененияВ любой непонятной ситуации помни тему года 
 
 

Категории:  Навыки карьериста  Продуктивность из коробки 


Мнения


Xe h K jm B 
 13 января 2022 г. Q c Z O
Hi,

We'd like to introduce to you our explainer video service which we feel can benefit your site blog.egraduate.ru.

Check out some of our existing videos here:
https://www.youtube.com/watch?v=oYoUQjxvhA0
https://www.youtube.com/watch?v=MOnhn77TgDE
https://www.youtube.com/watch?v=NKY4a3hvmUc

All of our videos are in a similar animated format as the above examples and we have voice over artists with US/UK/Australian accents.
We can also produce voice overs in languages other than English.

They can show a solution to a problem or simply promote one of your products or services. They are concise, can be uploaded to video such as Youtube, and can be embedded into your website or featured on landing pages.

Our prices are as follows depending on video length:
1 minute = $189
1-2 minutes = $339
2-3 minutes = $449

*All prices above are in USD and include an engaging, captivating video with full script and voice-over.

If this is something you would like to discuss further, don't hesitate to get in touch.

Kind Regards,
Steve
К сообщению

Заполните, если хотите получить личный ответ по почте. На сайте не показывается


© KMS HRT, 2002—2022mail@eGraduate.ru
 

   
О проекте
Компания KMS HRT
Размещение информации и реклама
Координаты
Подписки
Новости оперативно
Все новости
Еженедельный дайджест
Наши группы
 
 
 

При копировании материала сайта указывайте активную гиперссылку на статью