Программы развития для студентов и выпускников

Продуктивность из коробки: задачи и напоминания

Алексей Максименко, Управляющий партнёр KMS Group  Алексей Максименко 21 января 2020 г.
 

В третьей части серии «Продуктивность из коробки» давайте обсудим программу, которая у Apple называется «Напоминания», у Google — «Задачи», а у Microsoft — To Do. Все эти приложения помогают управлять делами. Мы уже говорили, что в «Календаре» выделяется время на отдельные зоны ответственности, а менеджер задач помогает решить, что конкретно нужно делать в это время.

Задачи

Сразу нужно отметить, что корпорации используют разнообразный набор инструментов для управления проектами и делами. В общем случае бесполезно пытаться выучить какие-то программы для трудоустройства. Хотя иметь общее представление о том, что такое, например, CRM, SAP, Канбан-доски, MS Project (и диаграммы Ганта) необходимо. На интервью можно уточнить, какие приложения используется в компании, и изучить их более подробно, если это возможно.

Программы, встроенные в операционные системы смартфонов и компьютеров, ориентированы на личное использование и не подразумевают командной работы, поэтому вы можете использовать их: для организации личной жизни, индивидуальной работы или в качестве быстрых напоминаний, как дополнение к корпоративной системе.

Существующий функционал предустановленных приложений достаточен, чтобы организовать сложный проект или работу одного человека. Но не зря Apple назвала свою программу «Напоминания»: сильные стороны этого ПО — быстро записывать идеи и вовремя напоминать о делах.

В нашей компании мы используем Trello для управления рабочими процессами и проектами. А «Напоминания» помогают мне организовать мою личную жизнь и семейные дела.

В этой статье мы рассмотрим пять кейсов, которые применимы как к встроенным программам, так и более навороченным корпоративным системам. Поэтому вы сможете опробовать их сейчас же на своём телефоне, а потом перенести в рабочую среду.

Проекты и шаги

Хотите повысить шанс выполнения задачи в два раза? Для этого вам нужно просто правильно записать её в вашу программу. На практике чаще всего встречаются две ошибки: запись слишком общая (это может быть целый проект) или нечёткая.

Пример общей записи: «Новый компьютер». Из этой фразы не совсем понятно, что конкретно и когда нужно сделать. Если вы хотите купить новый компьютер, то вам нужно разбить задачу на простые шаги: почитать сравнения и отзывы, выбрать операционную систему, составить требования, подобрать по параметрам марку, найти магазин со скидкой и так далее. В своей программе создайте проект «Купить новый компьютер», добавьте к нему подзадачи в простом логическом порядке, чётко определите первый шаг (добавьте срок и напоминание для него, а не для всего проекта).

Пример нечёткой задачи: «Позвони Ивану». Вроде бы задача предельно проста, но… Какому Ивану нужно позвонить? А зачем? А когда? Мы записываем всё подробно, потому что через неделю в спешке и делах уже не вспомним, кто такой Иван и зачем мы хотели ему звонить. Например, во время недавнего ремонта у меня было три мастера по имени Сергей, поэтому запись «Позвони Сергею», поставила бы меня в полный ступор. Правильная задача звучала бы так: «Позвони маляру Сергею уточнить номер краски до 01.01».

Siri на iPhone и аналоги на других операционных системах позволяют быстро создавать напоминания на ходу. Это практически идеальная система для моментальной записи идей, но иногда в конце дня или на утро бывает сложно разобрать, что вы конкретно имели в виду, поэтому нужно стараться даже быстрые записи делать предельно конкретными и чёткими.

Если вы не можете решить, хотите ли вы что-то делать с какой-то задачей, а если делать, то что конкретно, то поставьте себе напоминание: «Решить, хочу ли я делать задачу Х». Это прекрасный выход из ситуации неопределённости, который оставляет проекту Х шанс на выполнение.

Сроки

У каждой задачи есть несколько сроков: начало, конец (дедлайн) и срок напоминания. Время начала работы показывает, когда мы можем приступить к проекту. Идеально, чтобы ваша система прятала от вас все задачи, над которыми ещё рано трудиться. Дедлайн указывает, когда работа должна быть завершена. И самый важный срок — когда программа должна напомнить вам о задаче.

Мощные планировщики проектов и менеджеры задач умеют работать с каждым сроком индивидуально, позволяя вам тонко и эффективно настроить систему. Лёгкие встроенные приложения имеют только одно поле даты. Его я рекомендую использовать только для напоминаний, а не дедлайнов.

Например, каждый месяц вам нужно оплачивать телефон. Срок начала — 5 число (день зарплаты), дедлайн — 10 число. Значит ставим напоминание с 5-9 на наиболее удобный день, когда у вас точно будет время сделать оплату. Почему не включаем 10-е? Если что-то пойдёт не так, то пусть это будет не в день дедлайна, а хоть чуть-чуть заранее. Если задача состоит из нескольких шагов, то мы меняем напоминание после выполнения каждого этапа.

В программе «Напоминания» на iPhone есть вид «Сегодня», который отражает только задачи с установленной датой на текущий день. Его очень удобно использовать утром, чтобы освежить в памяти все задачи, требующие внимания именно сегодня.

Шаблоны задач

Чтобы разметить это сообщение блога на сайте, мне нужно выполнить задачу, состоящую из двух десятков шагов. Чтобы не забывать поставить ту или иную галочку, я создал шаблон задачи, который использую каждый раз, когда приступаю к новому тексту.

Шаблоны задач — самый лёгкий метод повышения эффективности и качества выполнения регулярных дел. К сожалению, на текущий момент встроенное приложение «Напоминание» не обладает функционалом для работы с шаблонами, но есть два обходных манёвра.

Первый вариант состоит в том, чтобы сделать отдельный список, в котором у вас будут храниться шаблоны проектов. По мере необходимости вы копируете и вставляете в рабочий список нужные задачи. Я предпочитаю второй вариант, который использует программу «Команды», входящую в операционную систему. Запуская создание шаблона, вы можете автоматизировать написание некоторых деталей, например, названия и даты, которые вам нужно было бы изменить руками при простом копировании.

Долгосрочные напоминания

Когда заканчивается срок действия ваших водительских прав? Кредитной карты? Визы в Шенгенскую зону? Гарантии на компьютер? Очевидно, что не нужно знать эти и многие другие подобные даты, но хорошо бы вовремя вспомнить о них в тот момент, когда вы сможете в спокойной обстановке предпринять необходимые действия, чтобы истекший срок не стал проблемой.

В программе «Напоминания» я создал отдельный лист «Длительное». Так удобнее, поскольку позволяет освободить основной лист от большого количества неактуальных задач. Каждый раз, когда у меня в руках оказывается новый документ, имеющий срок годности, я заношу в этот лист новое напоминание примерно за месяц до дедлайна.

Аналогично в этот же лист попадают напоминания о процедурах, которые нужно проходить регулярно, но редко: медицинский осмотр, прививка для собаки, ТО для автомобиля, запуск программы очистки стиральной машины или замена батарейки в датчике охранной системы и так далее. Для каждого кредита и каждой кредитной карты стоит поставить повторяющиеся ежемесячно напоминания за пару дней до срока оплаты.

Списки

Легкие приложения для напоминаний удобно использовать для организации списков. Нет ничего проще, чем сказать голосовому помощнику на телефоне: «Добавь молоко в список покупок». Самые часто встречающиеся списки: продукты купить, фильмы посмотреть, книги прочитать, места посетить и так далее.

Некоторые списки (те же покупки или домашние дела) могут быть открыты для других членов вашей семьи и партнёров. Встроенные приложения не позволяют назначать ответственных за выполнение задачи, но на таком уровне можно обойтись и без этой функции.

Отдельное место занимает список «Может быть», куда попадают все проекты и задачи, которые вы хотели бы когда-нибудь реализовать. Это очень важный и нужный перечень, но на компьютере легко превратить его в помойку, в которой не найти ничего. Данные вводить очень просто, поэтому их становится слишком много. Установите себе специальное время, когда вы сможете просматривать и чистить этот лист. Скорее всего, вы каждый раз будете находить для себя что-то интересное и полезное.

У всех, от самых простых до самых сложных, программ для управления задачами есть общий недостаток: в них скапливаются невыполненные дела. Если долгов станет слишком много, то вам будет даже страшно открыть это приложение и захочется завести новое. Поэтому главный совет по работе с менеджером задач — держать его в постоянном тонусе, проводя еженедельный разбор. Первым шагом в организации вашей системы управления делами организуйте регулярный процесс обзора ваших дел, записанных в «Напоминания». Смело реструктуризируйте и списывайте долги и не копите новые.

 
 
Скажи «Нет!» новогодним целям
 

Категории:  IT  Навыки карьериста  Продуктивность из коробки 


Мнения


К сообщению

Заполните, если хотите получить личный ответ по почте. На сайте не показывается


© KMS HRT, 2002—2021mail@eGraduate.ru
 

   
О проекте
Компания KMS HRT
Размещение информации и реклама
Координаты
Подписки
Новости оперативно
Все новости
Еженедельный дайджест
Наши группы
 
 
 

При копировании материала сайта указывайте активную гиперссылку на статью