Программы развития для студентов и выпускников

Продуктивность из коробки: календарь

Алексей Максименко, Управляющий партнёр KMS Group  Алексей Максименко 25 ноября 2019 г.
 

Календарь В этом выпуске блога мы продолжим разговор на тему «Продуктивность из коробки» обсуждением базовой программы — «Календарь». Этот инструмент помогает нам управлять самым ценным нашим ресурсом — временем.

Продуктивность из коробки: календарь

Сразу хочу обратить ваше внимание на то, что в центре управления продуктивностью календарь отвечает за управление временем, а не задачами. Что идёт в «Календарь»: встречи, расписания, события, бюджеты времени для определённых работ, справочный материал, привязанный ко времени. Что не идёт в «Календарь»: конкретные задачи, списки, напоминания.

Интересный факт: раньше «Календарь» и «Напоминания» были одной программой, затем Apple их разделила. Тем же путём идёт и Microsoft, развивая Microsoft To Do. К сожалению, Outlook — самый распространенный в мире бизнес-планировщик — всё ещё остаётся неповоротливым комбайном, совмещающим в себе всё на свете. Если для проверки расписания вам нужно открыть почту, то вся ваша продуктивность оказывается под угрозой, поэтому лучше использовать более лёгкое отдельное приложение для управления календарём или пользоваться мобильным вариантом (даже встроенный в iOS календарь поддерживает протокол Exchange от Microsoft).

Популярные сейчас методики управления задачами (GTD, Agile, Канбан) мало внимания уделяют календарю, делая акцент на задачах и списках.

Конечно, возникает неэффективность, когда начинает работать первый закон Паркинсона, который гласит, что: «Работа заполняет время, отпущенное на неё». Иногда мы тратим излишнее время, а иногда загоняем себя в рамки слишком жёсткого дедлайна, но если полностью игнорировать бюджетирование времени, то возникают ситуации, когда задачи из списка переносятся изо дня в день или когда движется вперёд только часть нашей зоны ответственности. Списки и календарь должны работать вместе, ниже я расскажу об одной из методик, совмещающих оба инструмента.

В этом блоге я хочу поделиться с вами четырьмя кейсами, для которых достаточно встроенного в систему приложения «Календарь», но которые точно повысят вашу личную продуктивность.

1. Расписания и рефернс-календари
Расписания — регулярные или запланированные события, в которых я участвую, — задают нам рамки и ограничения. Календарь идеально позволяет визуализировать эти рамки и точно оценить ваше располагаемое время. Без внесения расписания в программу говорить об управлении временем бессмысленно.

Референс-календари — внешние события, которые влияют или могут повлиять на мой распорядок, — значительно повышают качество планирования. У каждого свой набор справочных календарей; у вас может быть таким календарём: дни рождения и годовщины, расписание отраслевых событий и выставок, праздники в стране, с которой вы работаете, расписание игр любимой команды человека, от которого вы зависите, табель отпусков вашего отдела и так далее.

Достаточно выделить пару часов в год, чтобы внести в программу регулярные события и справочную информацию. На многие календари вы можете подписаться в интернете или на корпоративном портале вашей компании, это не только экономит время, но и позволяет поддерживать информацию актуальной.

2. Совместные календари
В бизнес-окружении принято использовать систему назначения встреч (Appoitments) и подтверждений, а также бронирование ресурсов. Совместные календари (Shared) менее распространены, но вам не нужно идти в ИТ-отдел, чтобы начать их использовать в своей команде. В отличие от подписного календаря, совместный может редактироваться каждым членом команды. Это помогает наладить простой способ передачи информации, распределив издержки по наполнению и поддержанию актуальности. Примеры совместных календарей: общие для команды события и встречи, план проекта или мероприятий, дежурства, план поставок/отгрузок и так далее.

Первый совместный календарь, который вы можете создать, это — семейный календарь. Оба партнёра могут добавлять события по мере их появления, а у вас всегда есть актуальная информация по вашим совместным планам. Такое простое решение способно предотвратить множество стрессовых ситуаций и простых накладок.

3. Тайм-блокинг или бюджетирование времени
Если вы не работаете на конвейере, то ваша работа включает в себя более одной задачи, а вам нужно распределять время между каждой из них. Тайм-блокинг помогает вам уделять каждой задаче нужное количество внимания.

Планируя ваш день на завтра, выделите отрезки времени тем проектам, которые вы хотите продвинуть вперёд. Забронируйте это время в календаре. Что конкретно вы будете в это время делать, вам в нужный момент подскажет система управления задачами, главное, чтобы у вас появилась возможность поработать над проектом. Доминантная задача может забирать всё ваше время, поэтому очень важно выделять ресурсы на второстепенные дела или задачи, которые вам не хочется делать, но надо.

Расписания, встречи и бюджетированные блоки должны занимать не более 80% вашего рабочего времени. Оставшиеся 20% распределите как резерв на прерывания, внешние факторы и отдых.

Регулярное сравнение ваших планов с реальным развитием событий поможет вам правильнее оценивать нужное количество усилий на задачу при планировании. Поэтому полный или частичный учёт времени идёт рука об руку с тайм-блокингом.

4. Каждой корзине нужно время на расчистку
Отовсюду ежедневно на вас текут потоки информации и задач, заполняя инбоксы (корзины), которые вы для них создаёте. Список дел, электронная почта, социальная сеть, задания начальника, бытовые вопросы и запросы от семьи, даже видео-игра пытается стать вашей корзиной с делами. Переполненный инбокс — источник стресса и прокрастинации, который очень трудно побороть.

Когда в вашем списке задач 5-10 пунктов, вам не так страшно приступить к их выполнению, но если там сотни нерешённых дел, то вы даже приложение открыть боитесь. Или другой пример, многие люди считают себя обязанными дочитывать до конца всю ленту в социальной сети (прослушивать все подкасты, читать журнал от корки до корки и так далее), но подписавшись на слишком большое количество источников, не могут этого делать. В итоге — стресс и разочарование.

Чтобы реже сталкиваться с переполненной корзиной, призовите на помощь ваш календарь. Честно посмотрите на ваше расписание, решите сколько времени и когда вы готовы выделить на новый инбокс. Например, если подкастам вы готовы уделять время по дороге на работу и обратно (2 часа в день), то у вас будет 8 часов в неделю в среднем с учётом пропущенных дней. Соответственно, ваша лента не должна превышать этот объём.

Второй хак состоит в том, чтобы забронировать в календаре время на расчистку определённых корзин. Например, еженедельный обзор дел в GTD — помогает держать в тонусе ваши списки задач, выделенное время на уборку — поддерживать дом в чистоте, дела из списка «Другое» будут сделаны, когда для них появится специальный блок в календаре.

Как видите, до сих пор мы говорили про базовые функции программы «Календарь», которые вы найдёте в любом встроенном приложении. Независимые от платформы программы могут вам предложить упрощенный ввод данных (хотя, я бы рекомендовал бы использовать для этого Siri), дополнительные настройки внешнего вида, интеграции с другими программами (например, отображение погоды в календаре) и сервисами. Но, например, я так и пользуюсь базовой программой, так как пока не столкнулся с ограничениями, которые могли бы решить сторонние приложения.

И в заключение хочу отметить, что самое главное в работе с календарём — заранее заглядывать в будущее, чтобы встреча или поход к врачу не становились для вас громом среди ясного неба, когда вы увидите напоминание на экране вашего смартфона. Заведите себе привычку ежедневно просматривать календарь на завтра-послезавтра и следующую неделю.

 
 
Компетенции для молодых специалистовПочему не стоит работать на платформах 
 
 

Категории:  IT  Навыки карьериста  Продуктивность из коробки 


Мнения


К сообщению

Заполните, если хотите получить личный ответ по почте. На сайте не показывается


© KMS HRT, 2002—2020mail@eGraduate.ru
 

   
О проекте
Компания KMS HRT
Размещение информации и реклама
Координаты
Подписки
Новости оперативно
Все новости
Еженедельный дайджест
Наши группы
 
 
 

При копировании материала сайта указывайте активную гиперссылку на статью