Блог о карьере

Блог о карьере для молодых специалистов

Добро пожаловать на наш карьерный блог. Здесь консультанты компании Graduate, представители работодателей и молодые специалисты делятся своим опытом эффективного управления карьерой. Наши обсуждения будут полезны и тем, кто только планирует свою карьеру, и тем, кто уже сделал первые шаги. Подробнее о блоге.



все записи

Категория: Продуктивность из коробки

Продуктивность из коробки контакты

Алексей Максименко, Управляющий партнёр KMS Group  Алексей Максименко 12 мая 2020 г.

В четвёртой части серии «Продуктивность из коробки» мы с вами будем говорить про программу «Контакты». Её используют абсолютно все, но при этом она же создаёт самые большие проблемы пользователю при неумелом обращении. (Все статьи серии ищите по тегу Продуктивность из коробки.)

Контакты

Про адресную книгу люди вспоминают, когда меняют телефон или компьютер, потому что именно в этот момент проявляются все ошибки настройки системы и начинается муторная борьба. Проверьте себя: если на перенос контактов на новое устройство вам нужно больше минуты, то ваша программа настроена неправильно. С другой стороны, это только технический аспект, а мы в нашей серии больше говорим про использование смартфонов для повышения продуктивности работы. С этой точки зрения приложение «Контакты» рассматривается очень редко, но я вижу здесь несколько важных кейсов, которыми хочу поделиться с вами.

Настройка «Контактов» на устройстве

«Из коробки» телефонный справочник эффективно работает только в паре с облачным сервисом, который позволяет синхронизировать данные со старым устройством, компьютером или планшетом. Apple, Google, Mail.ru, Microsoft, Yandex и многие другие предлагают вам хранить контакты у них. Удобно иметь один синхронизируемый набор и в почтовой программе, и в мессенджерах, и в телефоне. Современные смартфоны позволяют взаимодействовать практически с любым провайдером данных, поэтому вы можете настроить систему так, как удобно вам. Нужно выполнить только два действия:

  1. Добавить соответствующий аккаунт в свой телефон и включить синхронизацию контактов. Если провайдера нет в списке служб, которые поддерживает ваш смартфон, то загляните в справочный раздел адресной книги, скорее всего, там будет подробная и простая инструкция. Вот пример, как добавить контакты Яндекса на iPhone.
  2. Включите в настройках телефона использование добавленного вами аккаунта по умолчанию. Если этого не сделать, то устройство будет сохранять новые карточки локально или в свою службу синхронизации.

Если у вас на работе Windows компьютер, дома Android планшет, а в руках iPhone, то вы проще простого можете устроить себе ад в адресной книге или иметь три разных справочника, что тоже не удобно, а можете также легко всё содержать в полном порядке и согласии. Моё личное правило: только один сервис для синхронизации, установленный на всех устройствах основным.

У вас могут быть веские причины, почему вам нужны рабочие контакты на телефоне, но при этом вы не захотите открывать доступ работодателю к своим личным связям. В этом случае вам придётся подключить две службы синхронизации, и выбрать одну из них адресатом «по умолчанию» для записи новых карточек (для предотвращения раскрытия персональных данных лучше использовать личную базу). Потом вам нужно будет внимательно следить, куда вы сохраняете записи и появились ли они на сервере компании. К сожалению, в такой системе ошибок синхронизации не избежать.

Если у вас на работе используется сложная корпоративная CRM-система или ИТ-отдел предъявляет повышенные требования к безопастности синхронизации (например, требует наличия специального профиля или подключения VPN), то стоит хорошо подумать, действительно ли вам нужны абсолютно все рабочие контакты или достаточно скопировать несколько. Установка сертификата на устройство даёт неограниченные возможности работодателю. Например, можно отследить, работаете ли вы сейчас дома на удалёнке или гуляете в парке.

Начните с себя

Первым шагом при работе с контактами создайте свою собственную карточку (в Android это называется «Настроить профиль»). Вторым шагом создайте ещё одну свою карточку. Для того чтобы различать их я использую разные языки, но можно приписать что-то к фамилии. Почему вам нужно две записи? Одна будет выступать вашей визитной карточкой, которой вы можете поделиться с новым другом. А вторая будет содержать конфиденциальную информацию (нужную для функционала телефона), её не стоит посылать клиентам и первым встречным. Кстати, если вы ведёте двойную жизнь, то вам может быть удобным иметь ещё больше визиток.

В каждую запись добавьте только ту информацию, которую нужно иметь вашим контрагентам. Например, в бизнес-карточке должен быть ваш рабочий адрес, а в контактной информации для личных связей стоит оставить домашний или никакого. Подумайте над деталями. Например, если ваш дом сложно найти, можно сразу в визитку добавить инструкцию, а также этаж и код домофона.

Особое внимание уделите фотографии. Если вы создаёте карточку для деловых контактов, то подберите соответствующий портрет. Можно оставить только лицо и плечи, удалив все лишнее детали. Кстати, проверьте, какую фотографию или изображение используют мессенджеры на вашем смартфоне: не всё, что было клёво в вузе, высоко оценят ваши клиенты.

Вернёмся к первой карточке. Она используется вашим устройством и голосовым помощником, чтобы помогать вам в повседневных делах. Например, вам нужно заполнить регистрационную форму в интернете, если все данные есть в вашей карточке, то смартфон сделает это за вас. Или вы хотите позвонить родителям. Можно просто сказать: «Привет Siri, позвони маме». В первый раз электронный ассистент попросит выбрать карточку вашей матери и свяжет два контакта вместе.

Наличие карточки-справочника делает многие микрооперации на телефоне проще и быстрее, но для этого необходимо внести и поддерживать актуальной достаточно конфиденциальную информацию, поэтому это должна быть отдельная запись, которой вы не будете ни с кем делиться.

Ваша личная CRM-система

С точки зрения продуктивности основной секрет программы «Контакты» кроется в активном использовании полей за пределами списка Имя-Телефон-Имейл. Сейчас, когда вы создаёте новую запись, вам всё понятно и очевидно, а ещё немного лень писать много букв. Через месяц или годы вы не вспомните, что за Маша или Петя без фамилии и каких-либо пометок болтаются в вашей адресной книге, или по какому из 10 телефонов звонить нужному человеку. Сделайте одолжение будущему себе — заполняйте контактные данные по максимуму.

Изначально программа показывает вам не все поля, плюс вы можете создавать свои. Например, на iOS скрыто поле «Отчество», но если спуститься в самый низ и нажать на «Добавить поле», то вы найдёте там нужное место для записи данных. Здесь же спрятались «Должность» и «Отдел», а также очень полезное поле «Псевдоним», у которого может быть, как минимум, три вида использования: кличка человека, упрощённые данные для Siri (Босс вместо Иванов И.И.), напоминание себе о том, кто это (девушка в красном из Старбакса).

Когда я получаю традиционную визитную карточку, то сразу перевожу её в электронный вид. Можно быстро отсканировать визитку, например, в Evernote, а затем сохранить распознанные данные в адресную книгу. Обратите внимание, что корпоративные номера часто содержат добавочный номер, который можно набрать автоматически, если добавить один или несколько знаков паузы «,» перед ним (8 495 123-4567,,97).

Для телефонов, дат, имейлов очень удобно менять этикетки полей, а не использовать только «мобильный-рабочий-домашний». Например, если у человека два телефона, но он просит звонить только по одному из них, то так и надпишите этот номер — «Основной». Другие варианты: прямой, секретарь, телефон жены, не используется, дача и так далее. Аналогично для дат вы можете дать название любому событию вместо стандартной «Годовщины».

Я люблю, чтобы телефон показывал мне фото звонящего, поэтому всегда добавляю изображение к контактам. Если у меня нет фотографии, то чаще всего выручают социальные сети, где можно взять не только картинку, но и другие недостающие данные.

Самое интересное поле в карточке контактов — «Заметки». С его помощью можно превратить запись в адресной книге в журнал общения с человеком, отмечая важные данные, события, договорённости и свои наблюдения. Если ваша работа связана с продажами, проектами, фрилансом и так далее, то такой лог может стать неоценимым помощником в вашей деятельности. С одной стороны, люди ценят, когда вы запоминаете личную информацию о них. С другой стороны, сложно удерживать все эти данные в голове, даже когда у тебя только десятки контрагентов, поэтому обязательно нужно фиксировать где-то эту информацию. Записывать журнал в карточку удобно тем, что можно освежить данные в памяти непосредственно перед звонком, не тратя дополнительного времени. Плюс ваша база данных всегда с вами.

Когда попробуете вести журнал контактов, обратите внимание на то, что стоит датировать каждую запись. Это поможет вам видеть ситуацию в развитии. Вообще, датировать всё и вся — прекрасная привычка продуктивиста.

Контроль над телефоном

Оповещения и напоминания беспрерывным потоком льются на нас весь день. Интересно, что приложение «Контакты» может помочь нам взять жизнь под контроль хотя бы на время.

Когда вы хотите сконцентрировано поработать над чем-то, провести встречу или отдохнуть, включите на телефоне режим «Не беспокоить». Но, чтобы не попасть впросак с боссом или клиентом, добавьте их в специальную группу контактов (по умолчанию это — «Избранные»), а в настройках разрешите звонки от членов этой группы.

Многие полностью отключают оповещения от почтовых программ и мессенджеров, иначе телефон не перестаёт трезвонить. В чатах мы можем отключить нотификацию на уровне беседы, а в имейлах наоборот нам нужно включить её для отдельных веток писем. Здесь нам на выручку опять приходят приложение «Контакты». Того же босса можно внести в список VIP, тогда вы будете получать уведомления о его письмах, даже если полностью отключите уведомления для почтовой программы.

Кстати, ещё в почтовой программе удобно использовать группы для быстрой и, главное, безошибочной сборки списка рассылки. Один раз создайте группу (например, «Отдел») и внесите в неё всех участников, затем выбирайте этот список в качестве получателя в имейле каждый раз, когда нужно отправить сообщение всему отделу.

В заключение хочу обратить ваше внимание на относительно новую проблему, связанную с телефонными справочниками. Раньше адресные книги интересовали только хакеров, чтобы разослать вирус от нашего имени нашим друзьям. Теперь каждое второе приложение запрашивает доступ к контактам. Да, в онлайн-банке удобно выбирать номера из справочника, чтобы делать переводы, но мы даём полный доступ ко всем записям, и как ещё они будут использованы, никто не знает. Здоровая паранойя здесь не помешает, открывайте доступ к вашему списку контактов только, если совсем без этого никуда.


Комментарии (1)

Продуктивность из коробки: задачи и напоминания

Алексей Максименко, Управляющий партнёр KMS Group  Алексей Максименко 21 января 2020 г.

В третьей части серии «Продуктивность из коробки» давайте обсудим программу, которая у Apple называется «Напоминания», у Google — «Задачи», а у Microsoft — To Do. Все эти приложения помогают управлять делами. Мы уже говорили, что в «Календаре» выделяется время на отдельные зоны ответственности, а менеджер задач помогает решить, что конкретно нужно делать в это время.

Задачи

Сразу нужно отметить, что корпорации используют разнообразный набор инструментов для управления проектами и делами. В общем случае бесполезно пытаться выучить какие-то программы для трудоустройства. Хотя иметь общее представление о том, что такое, например, CRM, SAP, Канбан-доски, MS Project (и диаграммы Ганта) необходимо. На интервью можно уточнить, какие приложения используется в компании, и изучить их более подробно, если это возможно.

Программы, встроенные в операционные системы смартфонов и компьютеров, ориентированы на личное использование и не подразумевают командной работы, поэтому вы можете использовать их: для организации личной жизни, индивидуальной работы или в качестве быстрых напоминаний, как дополнение к корпоративной системе.

Существующий функционал предустановленных приложений достаточен, чтобы организовать сложный проект или работу одного человека. Но не зря Apple назвала свою программу «Напоминания»: сильные стороны этого ПО — быстро записывать идеи и вовремя напоминать о делах.

В нашей компании мы используем Trello для управления рабочими процессами и проектами. А «Напоминания» помогают мне организовать мою личную жизнь и семейные дела.

В этой статье мы рассмотрим пять кейсов, которые применимы как к встроенным программам, так и более навороченным корпоративным системам. Поэтому вы сможете опробовать их сейчас же на своём телефоне, а потом перенести в рабочую среду.

Проекты и шаги

Хотите повысить шанс выполнения задачи в два раза? Для этого вам нужно просто правильно записать её в вашу программу. На практике чаще всего встречаются две ошибки: запись слишком общая (это может быть целый проект) или нечёткая.

Пример общей записи: «Новый компьютер». Из этой фразы не совсем понятно, что конкретно и когда нужно сделать. Если вы хотите купить новый компьютер, то вам нужно разбить задачу на простые шаги: почитать сравнения и отзывы, выбрать операционную систему, составить требования, подобрать по параметрам марку, найти магазин со скидкой и так далее. В своей программе создайте проект «Купить новый компьютер», добавьте к нему подзадачи в простом логическом порядке, чётко определите первый шаг (добавьте срок и напоминание для него, а не для всего проекта).

Пример нечёткой задачи: «Позвони Ивану». Вроде бы задача предельно проста, но… Какому Ивану нужно позвонить? А зачем? А когда? Мы записываем всё подробно, потому что через неделю в спешке и делах уже не вспомним, кто такой Иван и зачем мы хотели ему звонить. Например, во время недавнего ремонта у меня было три мастера по имени Сергей, поэтому запись «Позвони Сергею», поставила бы меня в полный ступор. Правильная задача звучала бы так: «Позвони маляру Сергею уточнить номер краски до 01.01».

Siri на iPhone и аналоги на других операционных системах позволяют быстро создавать напоминания на ходу. Это практически идеальная система для моментальной записи идей, но иногда в конце дня или на утро бывает сложно разобрать, что вы конкретно имели в виду, поэтому нужно стараться даже быстрые записи делать предельно конкретными и чёткими.

Если вы не можете решить, хотите ли вы что-то делать с какой-то задачей, а если делать, то что конкретно, то поставьте себе напоминание: «Решить, хочу ли я делать задачу Х». Это прекрасный выход из ситуации неопределённости, который оставляет проекту Х шанс на выполнение.

Сроки

У каждой задачи есть несколько сроков: начало, конец (дедлайн) и срок напоминания. Время начала работы показывает, когда мы можем приступить к проекту. Идеально, чтобы ваша система прятала от вас все задачи, над которыми ещё рано трудиться. Дедлайн указывает, когда работа должна быть завершена. И самый важный срок — когда программа должна напомнить вам о задаче.

Мощные планировщики проектов и менеджеры задач умеют работать с каждым сроком индивидуально, позволяя вам тонко и эффективно настроить систему. Лёгкие встроенные приложения имеют только одно поле даты. Его я рекомендую использовать только для напоминаний, а не дедлайнов.

Например, каждый месяц вам нужно оплачивать телефон. Срок начала — 5 число (день зарплаты), дедлайн — 10 число. Значит ставим напоминание с 5-9 на наиболее удобный день, когда у вас точно будет время сделать оплату. Почему не включаем 10-е? Если что-то пойдёт не так, то пусть это будет не в день дедлайна, а хоть чуть-чуть заранее. Если задача состоит из нескольких шагов, то мы меняем напоминание после выполнения каждого этапа.

В программе «Напоминания» на iPhone есть вид «Сегодня», который отражает только задачи с установленной датой на текущий день. Его очень удобно использовать утром, чтобы освежить в памяти все задачи, требующие внимания именно сегодня.

Шаблоны задач

Чтобы разметить это сообщение блога на сайте, мне нужно выполнить задачу, состоящую из двух десятков шагов. Чтобы не забывать поставить ту или иную галочку, я создал шаблон задачи, который использую каждый раз, когда приступаю к новому тексту.

Шаблоны задач — самый лёгкий метод повышения эффективности и качества выполнения регулярных дел. К сожалению, на текущий момент встроенное приложение «Напоминание» не обладает функционалом для работы с шаблонами, но есть два обходных манёвра.

Первый вариант состоит в том, чтобы сделать отдельный список, в котором у вас будут храниться шаблоны проектов. По мере необходимости вы копируете и вставляете в рабочий список нужные задачи. Я предпочитаю второй вариант, который использует программу «Команды», входящую в операционную систему. Запуская создание шаблона, вы можете автоматизировать написание некоторых деталей, например, названия и даты, которые вам нужно было бы изменить руками при простом копировании.

Долгосрочные напоминания

Когда заканчивается срок действия ваших водительских прав? Кредитной карты? Визы в Шенгенскую зону? Гарантии на компьютер? Очевидно, что не нужно знать эти и многие другие подобные даты, но хорошо бы вовремя вспомнить о них в тот момент, когда вы сможете в спокойной обстановке предпринять необходимые действия, чтобы истекший срок не стал проблемой.

В программе «Напоминания» я создал отдельный лист «Длительное». Так удобнее, поскольку позволяет освободить основной лист от большого количества неактуальных задач. Каждый раз, когда у меня в руках оказывается новый документ, имеющий срок годности, я заношу в этот лист новое напоминание примерно за месяц до дедлайна.

Аналогично в этот же лист попадают напоминания о процедурах, которые нужно проходить регулярно, но редко: медицинский осмотр, прививка для собаки, ТО для автомобиля, запуск программы очистки стиральной машины или замена батарейки в датчике охранной системы и так далее. Для каждого кредита и каждой кредитной карты стоит поставить повторяющиеся ежемесячно напоминания за пару дней до срока оплаты.

Списки

Легкие приложения для напоминаний удобно использовать для организации списков. Нет ничего проще, чем сказать голосовому помощнику на телефоне: «Добавь молоко в список покупок». Самые часто встречающиеся списки: продукты купить, фильмы посмотреть, книги прочитать, места посетить и так далее.

Некоторые списки (те же покупки или домашние дела) могут быть открыты для других членов вашей семьи и партнёров. Встроенные приложения не позволяют назначать ответственных за выполнение задачи1, но на таком уровне можно обойтись и без этой функции.

Отдельное место занимает список «Может быть», куда попадают все проекты и задачи, которые вы хотели бы когда-нибудь реализовать. Это очень важный и нужный перечень, но на компьютере легко превратить его в помойку, в которой не найти ничего. Данные вводить очень просто, поэтому их становится слишком много. Установите себе специальное время, когда вы сможете просматривать и чистить этот лист. Скорее всего, вы каждый раз будете находить для себя что-то интересное и полезное.

У всех, от самых простых до самых сложных, программ для управления задачами есть общий недостаток: в них скапливаются невыполненные дела. Если долгов станет слишком много, то вам будет даже страшно открыть это приложение и захочется завести новое. Поэтому главный совет по работе с менеджером задач — держать его в постоянном тонусе, проводя еженедельный разбор. Первым шагом в организации вашей системы управления делами организуйте регулярный процесс обзора ваших дел, записанных в «Напоминания». Смело реструктуризируйте и списывайте долги и не копите новые.

1В 2020 году Apple добавила такую возможность во встроенную программу «Напоминания», но на рудиментарном уровне. Кардинально ситуация не изменилась.


Комментарии (0)

Продуктивность из коробки: календарь

Алексей Максименко, Управляющий партнёр KMS Group  Алексей Максименко 25 ноября 2019 г.

Календарь В этом выпуске блога мы продолжим разговор на тему «Продуктивность из коробки» обсуждением базовой программы — «Календарь». Этот инструмент помогает нам управлять самым ценным нашим ресурсом — временем.

Продуктивность из коробки: календарь

Сразу хочу обратить ваше внимание на то, что в центре управления продуктивностью календарь отвечает за управление временем, а не задачами. Что идёт в «Календарь»: встречи, расписания, события, бюджеты времени для определённых работ, справочный материал, привязанный ко времени. Что не идёт в «Календарь»: конкретные задачи, списки, напоминания.

Интересный факт: раньше «Календарь» и «Напоминания» были одной программой, затем Apple их разделила. Тем же путём идёт и Microsoft, развивая Microsoft To Do. К сожалению, Outlook — самый распространенный в мире бизнес-планировщик — всё ещё остаётся неповоротливым комбайном, совмещающим в себе всё на свете. Если для проверки расписания вам нужно открыть почту, то вся ваша продуктивность оказывается под угрозой, поэтому лучше использовать более лёгкое отдельное приложение для управления календарём или пользоваться мобильным вариантом (даже встроенный в iOS календарь поддерживает протокол Exchange от Microsoft).

Популярные сейчас методики управления задачами (GTD, Agile, Канбан) мало внимания уделяют календарю, делая акцент на задачах и списках.

Конечно, возникает неэффективность, когда начинает работать первый закон Паркинсона, который гласит, что: «Работа заполняет время, отпущенное на неё». Иногда мы тратим излишнее время, а иногда загоняем себя в рамки слишком жёсткого дедлайна, но если полностью игнорировать бюджетирование времени, то возникают ситуации, когда задачи из списка переносятся изо дня в день или когда движется вперёд только часть нашей зоны ответственности. Списки и календарь должны работать вместе, ниже я расскажу об одной из методик, совмещающих оба инструмента.

В этом блоге я хочу поделиться с вами четырьмя кейсами, для которых достаточно встроенного в систему приложения «Календарь», но которые точно повысят вашу личную продуктивность.

1. Расписания и рефернс-календари
Расписания — регулярные или запланированные события, в которых я участвую, — задают нам рамки и ограничения. Календарь идеально позволяет визуализировать эти рамки и точно оценить ваше располагаемое время. Без внесения расписания в программу говорить об управлении временем бессмысленно.

Референс-календари — внешние события, которые влияют или могут повлиять на мой распорядок, — значительно повышают качество планирования. У каждого свой набор справочных календарей; у вас может быть таким календарём: дни рождения и годовщины, расписание отраслевых событий и выставок, праздники в стране, с которой вы работаете, расписание игр любимой команды человека, от которого вы зависите, табель отпусков вашего отдела и так далее.

Достаточно выделить пару часов в год, чтобы внести в программу регулярные события и справочную информацию. На многие календари вы можете подписаться в интернете или на корпоративном портале вашей компании, это не только экономит время, но и позволяет поддерживать информацию актуальной.

2. Совместные календари
В бизнес-окружении принято использовать систему назначения встреч (Appoitments) и подтверждений, а также бронирование ресурсов. Совместные календари (Shared) менее распространены, но вам не нужно идти в ИТ-отдел, чтобы начать их использовать в своей команде. В отличие от подписного календаря, совместный может редактироваться каждым членом команды. Это помогает наладить простой способ передачи информации, распределив издержки по наполнению и поддержанию актуальности. Примеры совместных календарей: общие для команды события и встречи, план проекта или мероприятий, дежурства, план поставок/отгрузок и так далее.

Первый совместный календарь, который вы можете создать, это — семейный календарь. Оба партнёра могут добавлять события по мере их появления, а у вас всегда есть актуальная информация по вашим совместным планам. Такое простое решение способно предотвратить множество стрессовых ситуаций и простых накладок.

3. Тайм-блокинг или бюджетирование времени
Если вы не работаете на конвейере, то ваша работа включает в себя более одной задачи, а вам нужно распределять время между каждой из них. Тайм-блокинг помогает вам уделять каждой задаче нужное количество внимания.

Планируя ваш день на завтра, выделите отрезки времени тем проектам, которые вы хотите продвинуть вперёд. Забронируйте это время в календаре. Что конкретно вы будете в это время делать, вам в нужный момент подскажет система управления задачами, главное, чтобы у вас появилась возможность поработать над проектом. Доминантная задача может забирать всё ваше время, поэтому очень важно выделять ресурсы на второстепенные дела или задачи, которые вам не хочется делать, но надо.

Расписания, встречи и бюджетированные блоки должны занимать не более 80% вашего рабочего времени. Оставшиеся 20% распределите как резерв на прерывания, внешние факторы и отдых.

Регулярное сравнение ваших планов с реальным развитием событий поможет вам правильнее оценивать нужное количество усилий на задачу при планировании. Поэтому полный или частичный учёт времени идёт рука об руку с тайм-блокингом.

4. Каждой корзине нужно время на расчистку
Отовсюду ежедневно на вас текут потоки информации и задач, заполняя инбоксы (корзины), которые вы для них создаёте. Список дел, электронная почта, социальная сеть, задания начальника, бытовые вопросы и запросы от семьи, даже видео-игра пытается стать вашей корзиной с делами. Переполненный инбокс — источник стресса и прокрастинации, который очень трудно побороть.

Когда в вашем списке задач 5-10 пунктов, вам не так страшно приступить к их выполнению, но если там сотни нерешённых дел, то вы даже приложение открыть боитесь. Или другой пример, многие люди считают себя обязанными дочитывать до конца всю ленту в социальной сети (прослушивать все подкасты, читать журнал от корки до корки и так далее), но подписавшись на слишком большое количество источников, не могут этого делать. В итоге — стресс и разочарование.

Чтобы реже сталкиваться с переполненной корзиной, призовите на помощь ваш календарь. Честно посмотрите на ваше расписание, решите сколько времени и когда вы готовы выделить на новый инбокс. Например, если подкастам вы готовы уделять время по дороге на работу и обратно (2 часа в день), то у вас будет 8 часов в неделю в среднем с учётом пропущенных дней. Соответственно, ваша лента не должна превышать этот объём.

Второй хак состоит в том, чтобы забронировать в календаре время на расчистку определённых корзин. Например, еженедельный обзор дел в GTD — помогает держать в тонусе ваши списки задач, выделенное время на уборку — поддерживать дом в чистоте, дела из списка «Другое» будут сделаны, когда для них появится специальный блок в календаре.

Как видите, до сих пор мы говорили про базовые функции программы «Календарь», которые вы найдёте в любом встроенном приложении. Независимые от платформы программы могут вам предложить упрощенный ввод данных (хотя, я бы рекомендовал бы использовать для этого Siri), дополнительные настройки внешнего вида, интеграции с другими программами (например, отображение погоды в календаре) и сервисами. Но, например, я так и пользуюсь базовой программой, так как пока не столкнулся с ограничениями, которые могли бы решить сторонние приложения.

И в заключение хочу отметить, что самое главное в работе с календарём — заранее заглядывать в будущее, чтобы встреча или поход к врачу не становились для вас громом среди ясного неба, когда вы увидите напоминание на экране вашего смартфона. Заведите себе привычку ежедневно просматривать календарь на завтра-послезавтра и следующую неделю.

Инфографика «Эффективное использование календаря»


Комментарии (0)


Продуктивность из коробки: Центр Управления Продуктивностью

Алексей Максименко, Управляющий партнёр KMS Group  Алексей Максименко 12 сентября 2019 г.

В прошлой записи блога «Универсальный карьерист будущего» я упоминал о том, что компьютеры и ИТ-грамотность оказывают огромное влияние на карьеру современного человека. В текущий момент самыми используемыми устройствами являются смартфоны, поэтому начнём разговор с них. Помогает ли вам ваш умный телефон строить карьеру или мешает? Представьте себе, что iPhone у вас в кармане в 25 миллионов раз мощнее компьютера, посадившего «Аполлон-11» на Луну. Всю эту силу вы можете направить в помощь развитию своей карьеры или, наоборот, на её разрушение. Я предлагаю посмотреть на ваш смартфон, как на ЦУП (центр управления продуктивностью) вашей карьеры.

Продуктивность из коробки

Смартфон — мощнейший усилитель интеллекта и инструмент управления производительностью. Причём я считаю, что на первых порах вам будет достаточно тех приложений, которые поставляются вместе с устройством, что называется «из коробки». Когда ваша система управления делами окрепнет и разовьётся, тогда вам могут понадобиться более сложные инструменты, но начинать лучше с простого. Скорее всего, вы продолжите пользоваться и встроенными приложениями, даже добавив в систему более продвинутые аналоги.

Какие инструменты есть на смартфоне? Чем они могут помочь вашей карьере? Понятно, что маленький компьютер в вашем кармане — это «окно в мир» и доступ к информации, но ещё он содержит набор программ для управления продуктивностью. Используя их, вы повысите свою эффективность, скорость и качество работы. Очевидно, что это может стать одним из ваших конкурентных преимуществ на рынке труда. Давайте кратко пробежимся по списку программ и посмотрим, как они могут вам помочь.

Календарь — основной инструмент управления временем. События, расписания, встречи, сроки определяют ваш день. Ваша задача — научиться управлять этим потоком, а не плыть по течению. Ежедневное бюджетирование времени — залог достижения долгосрочных целей.

Контакты — ваша личная CRM, а не просто телефонная книга. Сбор расширенной контактной информации помогает вам поддерживать и развивать полезные знакомства и нужные связи.

Напоминания — простая и эффективная система управления делами. Чтобы ничего не забыть, а ещё важнее, вовремя вспомнить о чём-то важном, нужно всё записывать. Несмотря на наличие мощных корпоративных систем в моём арсенале, я активно использую напоминания для отдельных видов дел.

Заметки — база знаний и списков. Все сопутствующие материалы нужно где-то хранить, так чтобы их можно было быстро найти. По моим наблюдениям, это приложение — самое популярное и часто используемое средним пользователем из всего списка.

Отдельно нужно обратить внимание на такие функции смартфона, как менеджер паролей, быстрые команды, синхронизация и облачное хранилище, они тоже помогают справляться с делами. Плюс на новых iPhone предустанавливаются приложения для работы с документами Pages, Numbers и Keynote (на Android у вас есть доступ к Google Suite), они помогут вам выполнять задачи в движении.

Раньше в список помощников было принято добавлять «Почту», но последние тренды говорят о том, что многим эта программа на смартфоне снижает продуктивность, а не повышает. Поэтому добавление её в наш список — вопрос спорный, но не упоминать о ней нельзя, хотя бы для того, чтобы научиться бороться со своим врагом.

Все эти встроенные программы, а также тысячи предложений из App Store, помогут вам управлять вашей продуктивностью и строить карьеру. Но нужно помнить и об оборотной стороне медали. Каждое приложение на вашем смартфоне борется за ваше внимание. Это основа современного бизнеса развлечений и не только.

Социальные сети, игры, магазины, стриминговые сервисы и многое другое — это всё «бесконечные омуты» (Infinity pools), которые незаметно для вас затягивают ваше внимание и тратят ваше время. У каждого свой омут. Это может быть YouTube, Instagram или игра, а могут быть неожиданные вещи, например, Авито или Озон. В моём случае, одним из омутов оказался сервис IMDB, когда заходишь быстро выбрать фильм, а пропадаешь на час за просмотром трейлеров. Поэтому в сейчас набирает популярность концепция не отвлекающего (destruction free) стиля использования смартфонов. Об этом можно подробнее прочесть в нескольких книгах последнего года: «Digital Minimalism: Choosing a Focused Life in a Noisy World», Cal Newport или «Make Time: How to Focus on What Matters Every Day», John Zeratsky и Jake Knapp.

Возможно, лучшим следующим шагом будет — убрать с телефона всё лишнее и отвлекающее. Чтобы не случалось так: зашёл проверить календарь, увидел красный кружок у Instagram и пропал на час в бесконечном омуте. Далее начните использовать приложения из списка выше и подстройте их под себя и свою систему управления делами. А о конкретных техниках и тонкостях мы поговорим в будущих сообщениях блога (следите за тегом «Продуктивность “из коробки”»).

Инфографика «Центр управления продуктивностью»


Комментарии (0)
© KMS HRT, 2002—2021mail@eGraduate.ru
 

   
О проекте
Компания KMS HRT
Размещение информации и реклама
Координаты
Подписки
Новости оперативно
Все новости
Еженедельный дайджест
Наши группы
 
 
 

При копировании материала сайта указывайте активную гиперссылку на статью